Hiện nay, việc quản lý hóa đơn đầu vào vẫn được thực hiện thủ công tại nhiều doanh nghiệp. Quy trình này gây mất nhiều thời gian trong việc xử lý, làm giảm năng suất làm việc, dễ gặp sai sót và đặc biệt khó khăn trong khâu quản lý. Để giải quyết tình trạng này, rất nhiều giải pháp quản lý hóa đơn đầu vào của doanh nghiệp đã được đưa ra. Dưới đây chúng tôi sẽ tổng hợp một số cách quản lý hóa đơn đầu vào hiệu quả, tiện lợi nhất bạn có thể tham khảo.
Mục Lục
1. Sử dụng email riêng để quản lý hóa đơn đầu vào
Thay vì sử dụng email chung của công ty thì bạn có thể lập một email riêng chỉ để nhận và quản lý hóa đơn đầu vào. Với email độc lập hoàn toàn này, bạn có thể nhận và lưu trữ hóa đơn từ khách hàng, đối tác mà không lo bị lẫn với những email công việc khác.
Ưu điểm:
- Hóa đơn đầu vào được lưu trữ trên một email riêng nên dễ dàng phân loại, tránh bị lẫn lộn với những email thuộc các nhóm công việc khác.
- Tạo điều kiện cho kế toán mới về sau có thể dễ dàng theo dõi và tiếp nhận công việc.
- Hạn chế tình trạng sót hóa đơn, đảm bảo các hóa đơn được tổng hợp đầy đủ nhất.
Nhược điểm:
- Tính chuyên nghiệp của hình thức này chưa cao do vẫn phải thực hiện thủ công.
- Tiềm ẩn nguy cơ cao bị mất dữ liệu nếu email bị mất hoặc hóa.
Hình thức quản lý này có thể phù hợp với mọi doanh nghiệp nhưng tính chuyên nghiệp thấp và vẫn phải thao tác thủ công nhiều.
Quản lý hóa đơn đầu vào trên email riêng
2. Chụp ảnh hóa đơn điện tử đầu vào và lưu dưới dạng file ảnh
Lưu trữ hóa đơn đầu vào dưới dạng file ảnh trên các folder của máy tính cũng là phương pháp khá hiệu quả được nhiều người áp dụng hiện nay. Các folder này thường sẽ ghi tên hóa đơn, ngày/tháng/năm nhận hay tên/mã số khách hàng.
Ưu điểm:
- Dễ dàng tìm kiếm và quản lý hóa đơn đầu vào ngay trên máy tính của doanh nghiệp.
- Phù hợp với những công ty vừa và nhỏ, số lượng hóa đơn đầu vào ít.
Nhược điểm:
- Mất nhiều thời gian để thao tác từ chụp ảnh đến lưu trữ.
- Khó khăn trong việc tra cứu và sàng lọc hóa đơn đầu vào, nhất là tra cứu theo nhà cung cấp.
- Dễ bị sai sót khi kiểm tra thông tin hóa đơn bằng mắt thường.
Cách quản lý này sẽ rất phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nếu doanh nghiệp lớn hơn thì sẽ gặp khó khăn trong việc sàng lọc, tra cứu do số lượng hóa đơn nhiều.
Lưu hóa đơn dưới dạng file ảnh trên folder máy tính
3. In hóa đơn điện tử đầu vào để lưu trữ
Sau khi nhận hóa đơn điện tử đầu vào qua email, bạn có thể in hóa đơn này ra bản giấy để lưu trữ. Đây là một phương pháp quản lý hóa đơn thủ công được khá nhiều kế toán áp dụng hiện nay.
Ưu điểm:
- Hạn chế tối đa rủi ro mất dữ liệu khi máy tính hoặc email lưu trữ xảy ra sự cố.
- Dễ dàng thao tác, phù hợp với mọi kế toán.
Nhược điểm:
- Tốn kém chi phí in ấn, mất nhiều thời gian để thực hiện in và lưu trữ.
- Phương pháp quản lý này không được khoa học và chuyên nghiệp.
- Khó khăn khi cần tra cứu hóa đơn.
Hình thức in hóa đơn có thể áp dụng rộng rãi tại hầu hết các doanh nghiệp. Tuy nhiên, cách này sẽ khiến doanh nghiệp tốn thêm chi phí in ấn, lưu trữ mà vẫn khó khăn khi cần tra cứu.
In hóa đơn giấy để lưu trữ và quản lý
4. Quản lý hóa đơn đầu vào bằng phần mềm hóa đơn điện tử
Một phương pháp vô cùng hiệu quả khác đang ngày càng phổ biến tại nhiều doanh nghiệp, công ty là sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để quản lý hóa đơn đầu vào. Phần mềm hóa đơn điện tử là giải pháp công nghệ số có thể giúp doanh nghiệp khắc phục mọi hạn chế từ những phương pháp quản lý thủ công và mang đến nhiều tiện ích cho người dùng.
Khi sử dụng phần mềm này, hóa đơn sẽ được gửi về email của kế toán thông qua phần mềm. Phần mềm sẽ tự động kiểm tra các sai sót và tính hợp lệ của hóa đơn. Nếu không hóa đơn có vấn đề kế toán sẽ nhận được thông báo cụ thể lỗi. Trường hợp hóa đơn đã đủ thông tin và hợp lệ thì sẽ được tự động nhập lên phần mềm, phân loại và lưu trữ.
Ưu điểm:
- Tiết kiệm tối đa thời gian, công sức của nhân viên do không phải nhập liệu và phân loại thủ công.
- Hạn chế được mọi sai sót trong quá trình nhập liệu và kiểm tra.
- Dễ dàng quản lý và tra cứu hóa đơn khi cần.
- Phần mềm có thể tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử đầu vào.
- Dữ liệu được đồng bộ và thống nhất.
- Tăng tính chuyên nghiệp và năng suất làm việc của nhân viên.
Nhược điểm:
- Doanh nghiệp cần trả đăng ký với nhà cung cấp và trả phí thì mới có thể sử dụng.
Để đáp ứng nhu cầu và hỗ trợ các doanh nghiệp, người dùng trong việc quản lý hóa đơn đầu vào, VNPT đã nghiên cứu và phát triển phần mềm hóa đơn điện tử VNPT – Invoice. Phần mềm này cho phép người dùng quản lý hóa đơn điện tử đầu vào dễ dàng với các tính năng: Tạo – Lập – Gửi – Nhận – Lưu trữ – Quản lý hóa đơn điện tử. Đặc biệt, khi chọn mua hóa đơn điện tử VNPT, doanh nghiệp sẽ khắc phục được mọi nhược điểm của hình thức quản lý hóa đơn đầu vào truyền thống, mang đến sự tiện lợi trong quá trình sử dụng, giúp doanh nghiệp giải quyết được vấn đề chuyển đổi hình thức hóa đơn điện tử một cách khoa học và hiệu quả.
Phần mềm VNPT Invoice – Giải pháp nâng cao hiệu suất kinh doanh và độ chính xác trong giao dịch điện tử
Để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết nhất về phần mềm và giá hóa đơn điện tử VNPT, bạn có thể liên hệ trực tiếp với VNPT qua hotline 1800 1260 để được giải đáp.
5. Dùng excel để quản lý
Quản lý hóa đơn đầu vào bằng Excel là phương pháp được nhiều kế toán chọn lựa. Theo đó, sau khi nhận hóa đơn điện tử, kế toán sẽ nhập liệu lên bảng excel rồi gắn kèm link mã tra cứu hóa đơn từ email nhận để tiện tra cứu.
Ưu điểm:
- Có thể áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp bởi phương pháp này sẽ phù hợp với thói quen làm việc của nhiều kế toán hiện nay.
- Dễ dàng phân loại, tra cứu hóa đơn thông qua các tính năng của excel.
Nhược điểm:
- Dễ sai sót khi nhập liệu bằng tay.
- Mất nhiều thời gian để nhập liệu, đặc biệt là khi số lượng hóa đơn lớn.
- Tốn nhiều công sức để kiểm tra, đối chiếu và quản lý hóa đơn đầu vào.
- Khó kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn.
- Dữ liệu không đồng nhất do lưu trữ đa nguồn.
Hình thức quản lý bằng bảng Excel cũng có thể áp dụng tại hầu hết các doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu bạn muốn nâng cao tính chuyên nghiệp và thống nhất trong khâu quản lý dữ liệu thì hình thức này sẽ không phù hợp.
Quản lý hóa đơn đầu bằng bằng excel
Có thể thấy, mỗi cách quản lý hoá đơn đầu vào đều sẽ có những ưu nhược điểm riêng biệt. Hy vọng những chia sẻ phía trên của chúng tôi sẽ hữu ích và giúp bạn chọn được hình thức quản lý hóa đơn đầu vào phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.
