Trong khi làm việc, rất nhiều lúc chúng ta khi hoàn thành chỉ lưu văn bản rồi để đó hoặc gửi đi. Nhưng nhiều người không biết rằng, trong excel chúng ta còn một chức năng nữa cũng rất hữu ích để bảo vệ văn bản khỏi bị chỉnh sửa hoặc thay thế. Đó là chức năng khóa không cho nhập dữ liệu vào ô trong excel. Chúng ta có thể khóa một ô, hoặc khóa cả trang tính. Bên cạnh việc có thể khóa được, bài viết này cũng sẽ hướng dẫn các bạn mở khóa trang tính nếu có người gửi cho bạn, bạn muốn sửa nhưng không thể sửa được do bị excel khóa chức năng sửa nhé. 

Khóa sheet- Không cho nhập dữ liệu vào ô trong excel

Nếu file bảng tính của Excel hay còn gọi lại sheet có từ hai trang tính trở lên mà bạn chỉ muốn hạn chế quyền chỉnh sửa với một trang, còn các trang còn lại bạn vẫn muốn cho người khác chỉnh sửa bình thường. Thì bạn hoàn toàn có thể khóa một trang tính duy nhất bạn muốn, còn lại vẫn mở ra bình thường cho người khác chỉnh sửa. Bằng cách chúng ta sử dụng tính năng Protect Sheet trong Tab Review. Tính năng này giúp ta có thể bảo vệ nội dung trong một sheet.

Khi sử dụng tính năng này cho cả sheet hay chỉ một bộ phận trong sheet như là: dải ô, cột hoặc hàng. Thì khi đó vùng được áp dụng Protect Sheet sẽ không cho nhập dữ liệu vào ô trong excel đối với người dùng. 

Tương tự Protect Workbook bên phần mềm Word, tính năng khóa trang tính Protect Sheet trong Excel cũng sẽ yêu cầu bạn thiết lập mật khẩu cho phần bạn muốn bảo vệ. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Vào tab Tool trên thanh công cụ

Bước 2: Chọn dòng Protection

Bước 3: Hộp thoại Protect sheet hiện ra và đưa ra cho các bạn sự lựa chọn. Các bạn có thể tùy ý chọn một và chọn có dùng mật khẩu cho sheet hay là không. Các bạn có thể xem qua ảnh bên dưới.

Tuy nhiên tính năng này có thể bỏ qua được, nếu bạn chỉ muốn khóa mà không yêu cầu người mở phải có mật khẩu. Tình trạng này chỉ khóa với những người không biết tính năng này mà thôi. Còn nếu bạn dùng mật khẩu, thì chắc chắn người muốn mở phải có Password mới có thể mở được. 

Đây là một lựa chọn của khóa trang tính, cho bạn lựa chọn rằng người dùng có thể mở nó một cách dễ dàng hay khó khăn. Như việc chọn vùng đã khóa, chọn vùng chưa khóa, định dạng ô, cột, dòng, thêm, bớt ô tính,… có rất nhiều lựa chọn cho bạn như vậy. Điều này để nhấn mạnh rằng, việc khóa trang tính có thể khóa cả trang hoặc một bộ phận của trang. 

Tuy nhiên khi bạn thực hiện thao tác chọn khóa Protect Sheet, nếu không sử dụng các tùy chọn bên cạnh thì Excel sẽ mặc định là bạn muốn khóa tất cả trang. Khi đó, người dùng sau muốn nhập hay thêm gì vào trang tính bạn gửi thì excel sẽ đều báo lỗi và không cho người dùng sau thao tác đối với trang tính của bạn.

Khóa ô trong excel 

Có thể bạn đã biết cách để có thể khóa một trang tính, tuy nhiên, trong một số trường hợp bạn không muốn khóa toàn bộ trang mà chỉ cần khóa một số phần của trang tính đó mà thôi. 

Ví dụ: bạn có thể cho phép người dùng nhập truy cập và chỉnh sửa dữ liệu nguồn, nhưng bảo vệ các ô vì bên trong các ô có công thức để tính toán ra dữ liệu nguồn ban đầu. Nói cách khác, bạn chỉ khóa một ô hoặc dải ô mà không muốn cho người khác thay đổi. Phần này chúng ta có thể chia ra ba trường hợp nha. 

Trường hợp 1: Chỉ khóa một ô nhất định.

Trường hợp này áp dụng nếu các ô đó chứa công thức tính toán, hoặc khi số ô cần khóa nhỏ, nằm trong số lượng ít dải ô để người dùng có thể lựa chọn các ô này một cách dễ dàng hơn. Các bạn  có thể thực hiện như sau:

Mở hộp thoại Protect Sheet quen thuộc như ở trên đã giới thiệu. Tiếp theo bạn tick chọn “Select unlocked cells” để cho phép người dùng được phép chọn và chỉnh sửa các ô không khóa. Như ở trên, bạn có thể để mật khẩu cho các ô này hoặc không nha. 

Trường hợp 2: Khóa toàn bộ trang tính và chỉ mở khóa cho người dùng một vài ô nhất định

Trường hợp này thường áp áp dụng khi số ô cần khóa chiếm phần lớn trong trang tính hoặc số ô không cần khóa có số lượng ít trong trang tính và lại nằm liền kề với nhau. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Mở Tab Review trên thanh công cụ sau đó chọn Allow Users to Edit Ranges. Lệnh này chỉ có thể chọn được khi bạn đã mở khóa toàn bộ trang tính.

Bước 2: Trong hộp thoại Allow Users to Edit Ranges, chọn New để mở hộp thoại New Range tiếp theo là bạn sẽ tick các ô mà bạn muốn bảo vệ bằng mật khẩu. 

Như đã nói ở trên bạn có thể bỏ qua password nếu không yêu cầu người dùng phải có mật khẩu mới được chỉnh sửa. Bên cạnh đó bạn cũng có thể đặt các mật khẩu khác nhau cho các ô khác nhau.

Bước 3: Cuối cùng, bạn thực hiện các bước khóa toàn bộ sheet bằng cách vào Tab Review và chọn Protect Sheet. Thì khi này, các ô khác bị khóa nhưng không cần dùng mật khẩu để mở, còn các ô bạn đã chọn thì bị khóa và cần dùng mật khẩu để mở nữa nhé, có thể hiểu là hai lớp bảo mật. 

Trường hợp 3: Chỉ khóa các ô cụ thể và phạm vi đã xác định từ trước

Như đã nói ở trên, người dùng hoàn toàn có thể chọn lựa những ô hoặc phạm vi mà họ muốn khóa. Trường hợp này các bước làm tương tự như bước trên. 

Quy trình không cho nhập dữ liệu vào ô trong excel

Có thể tóm tắt các bước khóa ô có công thức trong Excel theo trình tự sau: Định dạng unlock toàn bộ sheet bằng hộp thoại Format Cells, sau đó lock cells chỉ riêng các ô cần khóa. Bước cuối cùng là sử dụng các bước như ở phần 2 đã giới thiệu. Chi tiết các bước sẽ là:

Bước 1: Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + G để mở hộp thoại Go to

Bước 2: Chọn Special để mở hộp thoại Go To Special

Bước 3: Chọn Formulas và ấn OK.

Bước 4: Làm tương tự như khóa cả trang tính

Kết quả của quy trình này là người dùng không thể chọn vào các vùng đã khóa ô trong Excel và còn không thể xem công thức đã bị khóa hơn nữa còn không thể xem chi tiết các hàm được sử dụng nếu như không có mật khẩu để mở khóa.

Cách mở khóa khi không cho nhập dữ liệu vào ô trong excel

Trường hợp mở khóa nếu có mật khẩu

Để mở khóa không cho nhập dữ liệu vào ô trong Excel, nếu trường hợp bạn đã có mật khẩu thì chọn Unprotect Sheet trong tab Review và nhập mật khẩu là có thể mở khóa thôi. Rất đơn giản!

Trường hợp mở khóa toàn bộ sheet thì chúng ta sử dụng cách sau đây:

Bước 1: Chọn cả trang tính bằng phím tắt Ctrl + A.

Bước 2: Mở hộp thoại Format cell bằng phím tắt Ctrl + 1

Bước 3: Trong hộp thoại Format Cells chọn Protection, bỏ chọn Locked cuối cùng là ấn OK. 

 Còn trường hợp nữa là bạn có thể chọn Select locked cells và Select unlocked cells trong hộp thoại Protection để chọn các ô trong sheet (tuy nhiên cách này chỉ có thể chỉnh sửa các vùng đã quy định ở bước trên nếu có mật khẩu).

Vậy là bạn đã biết cách khóa và mở khóa bảng tính Excel rồi đó. Tùy vào điều kiện của bạn mà ý bạn muốn mà bạn có thể cài đặt các lựa chọn khác nhau.

Trên đây là chúng tôi đã giới thiệu cho các bạn cách khóa cả trang tính, khóa công thức hay chỉ khóa ô trong Excel khi không cho nhập dữ liệu vào ô trong excel. Đây là một quy trình khó thực hiện, nên nếu muốn thực hiện tốt các bạn hãy tìm hiểu và đọc thật kỹ nhé. Hi vọng bài viết có thể mang lại cho bạn nhiều điều bổ ích. 

Chúc các bạn thành công!